KiinteistöVELI BLOG

Tietosuoja-asetus GDPR ja kiinteistöhuolto

Tänään astuu voimaan EU:n tietosuoja-asetus GDPR ja jokainen on varmasti vastaanottanut kymmenittäin sähköposteja tai muita tiedoksiantoja asiasta. Aiheeseen on reagoitu osin paniikinomaisesti ja monet tuntuvat olevan peloissaan siitä, vastataanko omassa organisaatiossa vaatimuksiin. Päätimme avustaa asiakkaitamme henkilötietojen säilömisessä kiinteistöhuollon toiminnassa ja lähetimme asiaan liittyvät toimintaohjeet heille. Nyt avaamme hieman omaa tulkintaamme tietosuoja-asetuksesta kiinteistöhuollon näkökulmasta.

 

Asukkaan henkilötietojen käsittelyn peruste

Kiinteistöhuoltoyrityksellä on oikeus käsitellä henkilötietoja osana asukassuhteen hoitamista. Tätä kutsutaan ns. oikeutetuksi eduksi, mikä merkitsee sitä, että tietojen keräämiseksi ei tarvita yksilöivää lupaa asukkaalta, eikä tietoja tarvitse poistaa niin kauan kun asukas huoneistossa asuu.

Miksi sitten asukastietoa pitää ylläpitää? Siksi, että voidaan ovenavaustilanteissa vahvistaa oikeus päästää henkilö asuntoon sisään. Tai siksi, että voidaan vaihtaa huoneiston ulko-oveen nimikyltti, vastaanottaa vikailmoituksia ja vastata vikailmoituksiin.

 

Kiinteistöhuoltoyritys ei ole asukasluettelon rekisterinpitäjä, vaan tiedon käsittelijä

Asukasluettelot ovat taloyhtiön rekistereitä, joita kiinteistöhuoltoyritys ylläpitää tai muutoin hallinnoi taloyhtiön lukuun. Kiinteistöhuoltoyritys onkin tiedon käsittelijä ja vastaa omalta osaltaan siitä, että käsittely tapahtuu turvallisesti. Kun tiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään, on helpompi valvoa, kuka ja miten tietoon pääsee käsiksi.

 

Tietoturva ja tietosuoja

KiinteistöVELIin tallennettava tieto sijaitsee Suomessa erittäin korkeasti suojatuissa palvelinsaleissa ja kaikki henkilötietoja koskeva liikenne KiinteistöVELIn, asukkaan ja huoltoyhtiön välillä kulkee salattuna. Lisäksi KiinteistöVELI huolehtii säännöllisistä varmuuskopioinneista ja tietoturvapäivityksistä. Tietoja ei myöskään luovuteta kolmansille osapuolille.

Käyttäjätunnuksin voidaan varmistaa, että vain tietyt henkilöt pääsevät käsiksi tallennettuun tietoon.

Mikäli kiinteistöhuoltoyritys vielä ylläpitää paperisia talonkirjoja, pitää selvittää, miten ne säilytetään ja miten huolehditaan siitä, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi. Samassa pitää selvittää ne keinot, millä mahdollisiin tietoturvaloukkauksiin varaudutaan ja miten varmistetaan, että tiedot säilyvät eheinä, eivätkä vahingossa tuhoudu.

 

Mitä kiinteistöhuoltoyrityksen pitää tehdä?

Taloyhtiön edustajana toimiva isännöitsijä voi lähestyä kiinteistöhuoltoyritystä tietosuoja-asetukseen liittyen ja pyytää sitoutumaan tietosuojan periaatteisiin. Varsinaista tietosuojaselostetta ei Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan tarvita, mutta sen sijaan seloste henkilötietojen käsittelytoimista kannattaa latia.

Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelystä täytyy informoida ja yksi tapa sen toteuttamiseksi on tulkintamme mukaan käsittelyselosteen julkaisu verkkosivuilla, vaikka se sinällään onkin yrityksen sisäinen asiakirja.

 

Malliseloste henkilötietojen käsittelystä

Tarjoamme asiakkaillemme KiinteistöVELIn käytön kattavan selostemallin, jolla kiinteistöhuoltoyhtiö voi kertoa, miten ja millä perustein henkilötietoa käsitellään. Olemme lähettäneet malliselosteen täyttöohjeineen asiakkaillemme, mutta sen saa tarvittaessa uudestaan asiakaspalvelusta.

 

Maltti on valttia ja maalaisjärjen käyttö sallittua

Tietosuoja-asetuksesta keskustellaan juuri nyt mielettömän paljon, mutta se tuo vain vähäisiä muutoksia päivittäisen arjen pyörittämiseen. Tietosuojavaltuutettukin hakee vielä rooliaan ja tietoa saataneen vielä lisää. Asiassa ei kannata hötkyillä, mutta asetusta on toki noudatettava ja mahdollisiin tietopyyntöihin vastattava.

KiinteistöVELI neuvoo tietosuojaan liittyvissä asioissa asiakkaitaan ja epäselvissä tilanteissa asioista kannattaa kysyä. Emme kuitenkaan ole lakimiehiä, joten ihan kaikkea mekään emme välttämättä tiedä.

Hyvää ja tietoturvallista kesää!

Kiinteistöalan digitalisoituminen jatkuu

Kun KiinteistöVELI vuonna 2012 lanseerattiin, olivat huoltoyhtiöt vielä varsin alussa toimintansa digitalisoinnin osalta. Vastaan tuli erilaisia tapoja hoitaa keikkoja – osa luotti paperivihkoon, toiset paperitulosteisiin ja jotkut pienemmät toimijat ihan vain omaan muistiin. Alkuaikoina kun tiedustelimme huoltoyhtiöiden toiminnanohjausjärjestelmän tilaa, saimme joskus kuulla, että he eivät tarvitse nyt uutta kirjanpito-ohjelmistoa. Siihen aikaan ei vielä ymmärretty, että työkeikkojakin voisi hoitaa näppärämmin ja varmemmin.

Näin viiden vuoden jälkeen, vuoden 2017 joulukuussa voidaan todeta, että digitalisaatio on tullut myös huoltoyhtiöille tutuksi ja hyvä niin. Nyt työkalumme tunnetaan ja sille osataan antaa arvoa. Suurimpia haasteita koko alalla on edelleen lukuisten toimijoiden määrä ja vaihtelevat käytännöt. Taloyhtiösektorilla arkitoimijoita voisi sanoa olevan kolme:

  • taloyhtiön hallitus
  • isännöitsijä
  • kiinteistöhuoltoyritys

Riippuu paljon taloyhtiöstä, isännöitsijästä ja myös kiinteistöhuoltoyrityksestä, että millainen työnjako näiden kolmen välillä on. KiinteistöVELI lanseerattiin nimenomaan huoltoyhtiöille sitä varten, että he voivat huoltaa kohteitaan parhaalla mahdollisella tavalla, mutta myös ylläpitää asukasluettelot ja toimia aktiivisina talonmiehinä taloissa. Joskus isännöitsijä haluaa jonkin oman järjestelmän käyttöön, joskus pyyntö tulee taloyhtiöltä.

Meidän tavoitteenamme on tarjota paras mahdollinen käyttökokemus sille, joka taloyhtiötä koskevan huoltodatan tuottaa: kiinteistöhuoltoyhtiölle. Kun ohjelmisto on nopea ja helppo, sitä käyttää mielellään, joka puolestaan lisää datan määrää ja täten tuo lisäarvoa kaikille kolmelle toimijalle.

Ymmärrämme kuitenkin sen, että työkalu kiinteistöhuoltoyhtiölle ei välttämättä palvele isännöitsijää tai taloyhtiön hallitusta suoraan – siksi olemme valmiita yhteistyöhön. Haluamme rakentaa rajapintoja muihin järjestelmiin ja mahdollistaa tiedon vapaan liikkumisen. Tästä oivallisena esimerkkinä on yhteistyömme Taloyhtiö.infon kanssa.

Suomi täyttää 100 vuotta ja sen kunniaksi; jaetaan tietoa ja parannetaan koko toimialaa, ei kyhnötetä yksin omissa poteroissamme.

Yleinen · Ei kommentteja

Nauti kuin viimeistä kesäpäivää

Kesä on aikaa, jolloin ehtii lataamaan akkujaan ja nauttimaan Suomen suvesta. Silloin myös kiinteistöhuoltofirmojen ainainen kiire hellittää. Kesällä vain nurmikko kasvaa, mutta sekään ei kasvullaan pääse yllättämään. Kesällä kaikki on hyvin.

Silloin, kun on aika heittää uimashortsit jalkaan ja lähteä rannalle nauttimaan, kannattaa miettiä, miten omaa toimintaansa voisi kehittää. Ei sen nauttimisen, tai niiden shortsien, vaan sen oman kiinteistöhuoltotoiminnan suhteen. Kesä ja kesäaktiviteetit ovat itsessään oivia ajatustenherättäjiä – loma mukaan lukien.

Kukaan ei jaksa loputonta stressiä ja kiirettä, joten kesäloma tulee usein tarpeeseen. Lomalle suuri kunnia ja kiitos. Itsekin nautimme lomaa tyypillisimmin viikon tai parin pätkissä, koska se on optimaalisin meidän pienemmälle tiimillemme.

Kesäkuukausia on kuitenkin kolme ja vaikka pitäisi kuukaudenkin loman, siihen jää aikaa kaikenlaiselle kehittämiselle. KiinteistöVELI-tiimissä olemme käyttäneet kesät aina hyödyksemme ja suurin syy siihen on yksinkertainen: asiakkaat ovat pitkälti lomilla. Näin ollen myyntitapaamisia ei kannata järjestää ja asiakaspalvelupuhelitkin vähenevät merkittävästi. Tällainen rauha kannattaa käyttää hyödyksi ja suunnata se toiminnan kehittämiseen.

Kehittäminen kiinteistöhuoltoyhtiön tapauksessa voi merkitä lisätalojen ottamista, porukan palkkaamista, päivystyksen ulkoistamista tai uuden toiminnan digitalisointia ja nykyaikaistamista. Näitä ei tarvitse kaikkia tehdä samana kesänä, mutta kesäisin on muita vuodenaikoja helpompaa tehdä isoja muutoksia firmassa. Muutokset voidaan viedä läpi rauhallisemman kesän aikana ja varsinaiseen tulikokeeseen se pääsee syksyllä. Jos jotain yllätyksiä tai harjoittelua ilmenee, se painottuu kesäkaudelle. Ja silloin jos koska on aikaa hieman ihmetellä tai harjoitella.

Äärimmäisen hyvää kesää kaikille ja onnea ja menestystä uuden kehittämiseen ja oman toiminnan miettimiseen. Yksi suurempi kehitysprojekti kesälle riittää – kesiähän tässä elämässä riittää.

 

PS. (tämä on mainos): Jos päätätte kehittää toimintaanne nimenomaan työskentelynne ja digitalisoinnin saralta, pieni vinkki: uudet asiakkaat saavat KiinteistöVELIn nyt -20% ja maksuttoman tietojen siirron kaupan päälle. Voimassa 15.6.2016 asti!

Lue lisää: kiinteistoveli.fi/jarjestelma-kesalla-kuntoon/.

Yleinen · Ei kommentteja

· · · · · · ·

Talvi 2015-2016 lumitilanne

 

Joulukukuun 2015 lumimäärä

Joulu on jo ovella, mutta lunta eteläisessä Suomessa varsin vähän! Huoltoyhtiöiden kannalta lumi on arvaamatonta ja vaatii joskus yllättäviä ja välittömiä toimia. Toisin kuin nurmikko, lumenajo ja hiekoitus pitää hoitaa hetimmiten, eikä siinä voi odotella muutamia päiviä. Lunta ei ole vuoden 2015 lopulla hirveitä määriä pyryttänyt eteläisessä Suomessa, mutta tammikuussa sitä varmaan on tulossa reippaammin myös etelään.

Kävimme läpi Tilastokeskuksen lumimääriä ja vuosiin 2013 ja 2014 verrattuna maamme on aika vahvasti jakautunut puolivälistä kahtia lumimäärän suhteen. Lunta on kumpanakin vuonna vastaavaan ajankohtaan nähden ollut enemmän koko maassa.

 

Lumimäärät joulukuu 2013

Lumimäärät joulukuu 2013 (Lähde: Tilastokeskus)

Lumimäärät joulukuu 2014

Lumimäärät joulukuu 2014 (Lähde: Tilastokeskus)

Lumimäärät joulukuu 2015

Lumimäärät joulukuu 2015 (Lähde: Tilastokeskus)

 

Siitä huolimatta, että lunta on nyt vähän koko maassa, olkaa varuilllanne tammikuun osalta! Kun katsotaan vuosien 2013, 2014 ja tämän vuoden tammikuuta, niin lunta on odotettavissa paljon:

 

Lumimäärät tammikuu 2013

Lumimäärät tammikuu 2013 (Lähde: Tilastokeskus)

Lumimäärät tammikuu 2014

Lumimäärät tammikuu 2014 (Lähde: Tilastokeskus)

Lumimäärät tammikuu 2015

Lumimäärät tammikuu 2015 (Lähde: Tilastokeskus)

 

Näihin kuviin ja näihin tunnelmiin: koko KiinteistöVELI-tiimi toivottaa rauhallista joulua ja menestyksekästä uutta vuotta 2016! Toivotaan, että lumentulo pysyy inhimillisellä tasolla 🙂

Yleinen · Ei kommentteja

· · · · · ·

Paluu arkeen ja alkavaan syksyyn

Suomen lyhyt kesä on kaikin puolin erityislaatuinen. Sen useimmiten katsotaan alkavan juhannuksesta, vaikka useimmat juhannukset kohtalaisen koleita ovatkin. Tänä vuonna parhaana lomakuukautena tunnettu heinäkuu oli ennätyksellisen kylmä ja varsinaisesti lämpötilojen puolesta kesä koitti kunnolla vasta elokuussa. Muistamme kuitenkin sen yhden ja kuuluisan heinäkuisen viikonlopun, jolloin hellerajat ainakin miltei paukkuivat. Niille huoltohenkilöille, jotka olivat heinäkuun töissä ja pitivät tai pitävät lomaansa elokuussa: onneksi olkoon! Tänä vuonna ajoitus oli äärimmäisen onnistunut!

Väistyvä kesä ja alkava syksy tuovat tullessaan lukuisia muuttoja etenkin kaupunkialueilla – vilkkaimpia muuttokuukausia ovat nimenomaan elo- ja syyskuu. Etenkin nuoret aloittavat esimerkiksi opintoja uudessa asunnossa, osa muuttaa ensimmäistä kertaa omilleen ja usein myös uusiin työsuhteisiin lähdetään syksyllä. Muuttoliike näkyy huoltoyhtiön arjessa myös. Uudet asukkaat pitää paitsi saada huollon järjestelmään talteen, mutta etenkin nuorille ensimmäistä kertaa yksinasuville pitää usein viestiä myös mahdollisia ohjeita. Näitä voivat olla vastuunjakotaulukot, tiedot eri talojen käytännöistä ja mahdollisesti oikeat toimintatavat yllättävien tilanteiden varalta.

Huoltoyhtiöt pääsevät siis räväkästi kiinni syksyyn, jota varten on toivottavasti ehditty edes vähän ladata akkuja kesällä. Ennen lumien tuloa koittaa hetkellinen hengähdystauko kaikkein kiireisimpään alkuun, kunnes taas talvi saapuu. Yritetään pitää se vielä kaukana ja poissa mielistä ja nautitaan nurmikonleikkuusta, jota ei yleensä tarvitse keskellä yötä lähteä tekemään.

Nuorille ensiasujille muistutuksena: vaikka verkkosivulla vikailmoituksen teko on helppoa ja kätevää, pitää akuuteissa tilanteissa (kuten vesivahinko) ottaa yhteyttä puhelimitse huoltoyhtiöön. Ja välittömästi!

Kesä vs talvi

KESÄSuomen lämpimin vuodenaika on jälleen täällä ilahduttamassa ja tuomassa valoa ja lämpöä. Kesällä huoltoyhtiöillä on töitä, kuinkas muutenkaan. Silti muutamia positiivisia seikkoja kesästä:

  • kesäisin ei ole lunta
  • kesäisin muutetaan vähemmän
  • kesäisin oleillaan asunnoissa vähemmän
  • kesäisin ei tarvitse hiekottaa
  • kesäisin ei tarvitse ajaa lunta

Lumi on tipotiessään ja toivottavasti pitkään. Vaikka kesäisin ajetaan nurmikkoa, ei se pääse yllättämään samalla tavalla. Yhtenä aamuna ei joudu heräämään niin, että ruoho olisi kasvanut monta metriä ja ihmiset eivät pääsisi töihin sen takia.

Töitäkin tehdään vähemmän, eikä kellään ole niin kiire! On siinä kesässä jotain negatiivistakin – ihmiset käyttävät kaupungeissakin enemmän alkoholia ja joskus yllättäviä ja ikäviä siivouskeikkoja voi tulla. Silti näiden asioiden jälkeen voidaan todeta kesän olevan hieno juttu huoltoyhtiön kannalta. Nautitaan siis siitä!

KiinteistöVELI-tiimi ja KiinteistöVELI-blogi toivottavat kaikille hauskaa juhannusta ja päivystäjille rauhallista aikaa!

Yleinen · Ei kommentteja

· · · ·

Taloyhtiö 2015 -tapahtuman tunnelmat

Taloyhtiö 2015

Taloyhtiö 2015 KiinteistöVELIViime viikolla järjestettiin Taloyhtiö 2015 -tapahtuma ja myös KiinteistöVELI -tiimi kävi paikalla. Taloyhtiö 2015 -tapahtuma on isännöitsijöille ja hallituksille tarkoitettu seminaari-, neuvonta- ja messutapahtuma. Tänä vuonna tapahtuma keräsi miltei 2000 kävijää Helsingin Messukeskukseen.

Tapahtuman pääpuhujana kuultiin avaruustähtitieteen professori Esko Valtaojaa Turun yliopistosta, joka kertoikin mielenkiintoisesti asumisen tulevaisuudesta.

Yleinen tunnelma tapahtumassa oli positiivinen ja kävijöitä tuntui olevan tänä vuonna huomattavasti enemmän kuin aikaisempana vuonna. Tapahtuma oli avoin kaikille, mutta emme silti törmänneet riittävän moneen huoltoyhtiöön. Ensi vuonna tulkaahan huoltomiehet mukaan, niin nähdään!

Yleinen · Ei kommentteja

Mikä lumenluonnissa on hankalinta?

Talvi on huoltoyhtiöille ehkä kaikkein kinkkisintä aikaa – ei vain siksi, että työt alkavat reilusti ennen auringonnousua. Eikä vain siksi, että ollaan ulkona, vaikka olisi kylmä. Kinkkisen talvesta tekee lumi, tuo upea ja valkoinen maan päälle laskeutuva verho. Lumi, joka mahdollistaa lasten, ja miksei aikuistenkin, pulkkamäkiajelut, hiihtämisen ja monen muun talviurheilulajin. Tämä valkoinen kiusankappale on se pahin perkele kaikista.

Mikä siitä lumesta nyt niin pahan tekee? Lumi tuo kuitenkin valoa synkkään ja iloa elämään. Lumessa kaikkein vaikeinta on sen arvaamattomuus. Syksyllä ei voi koskaan tietää, kuinka luminen talvi tulee. Lumen tuloa ei pysty edes arvioimaan vaikka jo olisi talvi. Säätiedotteet ovat tärkeitä ja arvokkaita suuntaa-antavia veikkauksia, jotka kuitenkin tarkentuvat varsin myöhään. On erityisen vaikeaa saada kaikki maahan satanut lumi aurattua heti kun se laskeutuu. Jos lunta tulee paljon, on se vielä vaikeampaa. Ei siksi, että homma itsessään olisi mahdoton, vaan lähinnä siksi että aurauskalustoa ei aina ole turhan panttina odottamassa. Mikäli kalustoa on, sekin voi vioittua tai kaikkialle ei ehditä heti. Silloin huoltoyhtiöissä tehdään pitkää päivää. Käydään hiekoittamassa teitä ja pyritään takaamaan jalankulkijoiden esteetön ja vaaraton kulku. Helppoa se ei aina ole.

 

Yleinen · Ei kommentteja

· · · ·

Sukupuolineutraali lumenluonti

Verkkouutisten artikkelin mukaan Tukholmassa tullaan jatkossa keskittymään sukupuolineutraaliin lumenluontiin. Mitä se käytännössä tarkoittaa? Sitä, että lumenluonnissa keskitytään autoteiden sijaan ensisijaisesti jalkakäytäviin ja pyöräteihin.

Idea on artikkelin mukaan siinä, että tilastojen valossa useimmat kävellen ja pyöräillen liikkuvista ovat naisia ja autoin liikkuvat taas miehiä. Nyt kun lumenluonti on priorisoitu autojen kannalta optimaaliseksi, niin kävellen ja pyöräillen liikkuvat ovat suuremmassa vaarassa liukastella. Emme löytäneet vastaavaa tilastoa Suomesta tai Helsingistä, mutta henkilöauton ajokortin omistaa kaikissa ikäryhmissä suurempi osa miehistä kuin naisista (Lähde: Trafi 3/2014). Voisi kuvitella, että autoilijoitakin on sitä myöten enemmän miesten keskuudessa.

Meillä Suomessa vastuu jalkakäytävien kunnossapidosta kuuluu kiinteistölle, joka on usein ulkoistanut tehtävän huoltoyhtiölle. Oman arviomme mukaan huoltomiehet ja -naiset ovat varsin tehokkaasti ja toimivasti hoitaneet jalkakäytävien kunnossapidon ja hiekoitukset, vaikkei se aina helppoa olekaan (kts. aiempi kirjoitus).

Rkp:n kansanedustaja Gunvor Brettschneider on ehdottanut, että ainakin pääkaupungissa selvitettäisiin lumenpoiston sukupuolivaikutukset. Me uskomme, että huoltoyhtiöt hoitavat jalkakäytävien aurauksen ja hiekoituksen niin hyvin, ettei tällaiselle ole tarvetta. Toisaalta meidän yrityksessämme kaikki työntekijät ovat miehiä ja suurin osa vieläpä autoilijoita. Kertokaa te oma mielipiteenne!

Yleinen · Ei kommentteja

Rauhallista joulua ja hyvää uutta vuotta

Joulun pyhät alkavat pian ja on aika rauhoittua ja syventyä hetkeksi joulun taikaan. Huoltoyhtiöille joulu ei tarkoita ainakaan kaikkien osalta rauhallista hiljentymistä, vaan ovenavauksia ja kiireellisiä keikkatöitä. Toivotaan, että lumitilanne pysyy hallinnassa ja mieli hyvänä joulunakin päivystävällä huoltohenkilökunnalla!

Tämän blogin osalta haluamme toivottaa lukijoillemme, KiinteistöVELI-asiakkaille ja kaikille huoltomiehille oikein rauhallista ja rentouttavaa joulua. Lupaamme, että ensi vuodesta tulee mitä mainioin ja myös sisällöllisesti entistä rikkaampi KiinteistöVELI-blogin osalta!

Hyvää joulua ja menestyksekästä uutta vuotta 2015!

Toivoo KiinteistöVELI-tiimi

Yleinen · Ei kommentteja

· · ·