KiinteistöVELI BLOG

Sähköinen huoltokirja taloyhtiölle suoraan

KiinteistöVELIssä on julkaistu uudet palvelupaketit ja sen seurauksena myös taloyhtiöt voivat tilata KiinteistöVELIn käyttöönsä. Ajatus on poikkeuksellinen ja malli on disruptiivinen alan standardeihin nähden.

Miksi taloyhtiö sitten tilaisi kiinteistöhallinnan ohjelmiston?

Sähköinen huoltokirja mielletään usein asiaksi, jonka joko taloyhtiön isännöitsijä tai huoltoyhtiö hoitaa. Ongelmaksi muodostuu tietojen siirto siinä vaiheessa jos, tai kun jompi kumpi näistä edellä mainituista toimijoista vaihtuu taloyhtiössä.

Mitä tapahtuu sähköiseen huoltokirjaan tallennetuille huoltotöille ja huoltotöiden raporteille? Mihin menevät kiinteistöjärjestelmään tallennetut dokumentit? Entäpä sitten kulutuslukemakirjaukset?

Teoriassa taloyhtiö omistaa tiedot, mutta käytännössä niiden hyödyntäminen on hankalaa.

Vaikka teoriassa tieto onkin taloyhtiön omistamaa ja taloyhtiö toimii rekisterinpitäjänä sitä koskevassa tiedossa, tieto helposti häviää tai jää käyttämättömään muotoon. Taloyhtiön ja hallituksen on tajuttava pyytää tiedot sopimussuhteen päättyessa ja silloin asiallisesti toimiva huoltoyhtiö tai isännöitsijä sen toimittaakin.

Toimitusmuoto on kuitenkin usein sellainen, että sitä on hankala hahmottaa. Tiedot toimitetaan usein koneluettavassa tai muutoin määrämuotoisessa muodossa, kuten vaikkapa Excel-tiedostoina. Tieto ei siis varsinaisesti katoa, jos sen on tajunnut pyytää, mutta sen hyödyntäminen on erittäin hankalaa.

KiinteistöVELIin tallennettu tieto on jäsenneltyä ja helposti hahmotettavaa sen käyttöliittymän ansiosta. Saunavuorolistat ovat tutussa muodossa esitettyinä ja huoltotyöt huoneistoittain järjesteltyjä. Dokumentit löytyvät selkeän ja ihmisille tutun kansiorakenteen takaa. Huoltokalenterista voidaan katsoa kalenterinäkymässä, milloin taloyhtiössä on tapahtunut mitäkin.

Kun tieto irrotetaan sen käyttöliittymästä, siitä tulee, jos ei aivan käyttökelvotonta, niin ainakin hankalasti hahmotettavaa. Se ei enää palvele käyttäjäänsä taloyhtiötä tehokkaasti, vaikka onkin olemassa.

KiinteistöVELI-asiakkaana taloyhtiö pitää kertaalleen säilötyn tiedon tallessa

Kun taloyhtiö on KiinteistöVELI-asiakas, tiedot pysyvät taloyhtiön hallinnassa asiakkuuden koko elinkaaren ajan. Taloyhtiö voi itse antaa käyttöoikeuksia huoltoyhtiölle ja isännöitsijälle, jotka pääsevät kirjaamaan tiedot KiinteistöVELIin.

Mikäli taloyhtiön käyttämä huoltoyhtiö tai isännöitsijä on jo KiinteistöVELI-asiakas, tiedot voidaan huoltoyhtiön vaihtotilanteessa siirtää maksutta taloyhtiön asiakkuuden alle. Silloin kaikki kirjattu tieto pysyy tallessa.

Miten huoltoyhtiö tai isännöitsijä suostuu kirjaamaan tiedot järjestelmään?

Käytännössä kiinteistöhallinnan ohjelmistot on myyty isännöitsijöille ja kiinteistöhuoltoyhtiöille juuri siksi, että se säästää heidän aikaansa ja vaivaansa. Se myös jäsentää tietoa ja tekee työskentelystä järjestelmällistä.

Kun taloyhtiö ottaa itse käyttöön KiinteistöVELIn, se saattaa aiheuttaa vastustusta isännöitsijän tai huoltoyhtiön toimesta. Parhaiten asiasta selviää lisäämällä kilpailutukseen velvoitteen kirjata tiedot taloyhtiön omistamaan KiinteistöVELI-järjestelmään. Ohjelmisto on kiinteistöalan toimijoille tuttu ja sitä käytetään myös alan oppilaitoksissa.

Rajapinnat eri ohjelmistojen välillä mahdollistavat tietojen automaattisen siirtymisen

Parhaassa mahdollisessa mallissa tiedot siirtyvät automaattisesti isännöitsijän ja huoltoyhtiön järjestelmästä suoraan taloyhtiön omistamaan järjestelmään. Näin voidaan säästää rutkasti turhaa työtä.

Meidän ajatuksemme on palvella kaikkia osapuolia.

Haluamme omalla toiminnallaan helpottaa kaikkien osapuolten arkea; oli kyseessä sitten isännöitsijä, kiinteistöhuoltoyhtiö tai taloyhtiö ja sen asukkaat. Siksi olemme halukkaita kehittämään integraatioita heidän käyttämiensä ohjelmistojen kanssa, mikäli heillä sellaisia on. Yksi esimerkki tällaisesta on Taloyhtiö.Infon kanssa tekemämme yhteistyö.

Mikäli käyttämänne huoltoyhtiö jo käyttää KiinteistöVELIä, on se helppo laajentaa myös taloyhtiön omistukseen. Jos näin ei kuitenkaan ole, niin haluamme tehdä osamme ja rakentaa integraatioita muihin järjestelmiin. Pyydämmekin muita järjestelmätoimittajia olemaan rohkeasti yhteydessä ja rakentamaan siltoja rajapintojen muodossa kaikkien osapuolten eduksi!

Kaikille taloyhtiöille suosittelemme tutustumaan sivuumme osoitteessa https://kiinteistoveli.fi/kiinteistoveli-taloyhtiolle/ ja katsomaan, miten te voitte hyötyä KiinteistöVELIstä.

Tämän artikkelin on kirjoittanut KiinteistöVELI.

Yleinen · Ei kommentteja

arrow-left Lumenauraus edelleen vähäistä Etelä-Suomessa
Edellinen kirjoitus

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *