KiinteistöVELI BLOG

KiinteistöVELI-käynneistä opittua

Kuten viime kevään markkinatutkimuksessakin, olemme nyt kesän aikana kiertäneet ja kierrämme edelleen läpi yrityksiä, jotka tekevät kiinteistönhoitoa. Tässä vaiheessa tapaamisista on jäänyt vain positiivisia mielikuvia. Ajattelimme nyt jakaa vähän kokemuksiamme ja kertoa niistä asioista, joista olemme kesän tapaamisissa keskustelleet ja joista olemme jälleen oppineet uutta.

 

Huoltotöiden hallinta

Suurin haaste huoltoyhtiölle on ylläpitää tietoa siitä mitä, missä ja milloin mitäkin on tehty. Haasteellista se on siksi, että papereille kirjatut tiedot hukkuvat, omassa muistissa pidetyt asiat unohtuvat tai käytössä oleva järjestelmä on liian hidas tai kankea päivittäiseen käyttöön. Tarvetta olisi selvästi koko ketjun automatisointiin asukkaan lähettämästä ilmoituksesta lähtien, kuten KiinteistöVELIssä.

Ongelmia muodostuu paitsi siitä mitä taloyhtiössä on tehty, myös siitä kuinka paljon laskutettavia töitä jääkin laskuttamatta. Olemme esitelleet omaa KiinteistöVELI-järjestelmäämme ja saamamme palaute on ollut yksimielistä: sitä on pidetty äärimmäisen yksinkertaisena ja helppokäyttöisenä. Samalla kun huoltotöiden vastaanotto ja kuittaaminen nopeutuu, tiedot jäävät talteen raporttien ja laskutuksen koostamista varten.

 

Asukastiedot ja niiden ylläpito

Suurin vaihtelu huoltoyhtiöiden välisissä käytännöissä on asukastietojen ylläpito. Karkeaakaan yleistystä siitä, miten asukkaiden tietoja ylläpidetään, ei voida kesäisten tapaamisien perusteella tehdä, koska käytännöt vaihtelevat niin radikaalisti. Toisaalla asukastietoja ylläpitää isännöitsijä, toisaalla taas luotetaan Väestörekisterikeskukselta saatavaan tietoon. Joillakin on käytössä Excel-listoja, toisilla vielä paperisia talonkirjoja. Usein silti asukastietojen merkitystä vähätellään ja vaikka asukastiedot tai niiden paikkansapitävyys eivät suoraan huoltoyhtiön toimintaan vaikuta, on tässä mielestämme epäkohta.

Mikäli huoltoyhtiö toimittaa talonkirjaotteita, vastaanottaa muuttoilmoituksia tai ylläpitää saunavuoro- tai autopaikkalistoja, pitää myös asukastietojen olla ajan tasalla. Jokaiseen huoneistoon liittyy oleellisesti tieto sen käyttäjästä, eli asukkaasta. Kaikki mitä taloyhtiössä tapahtuu, tapahtuu pääsääntöisesti asukkaiden välittömästä tai välillisestä vaikutuksesta ja sen takia asukastietojen pitäisi olla myös huoltoyhtiön keskiössä.

Jos asukastiedot ovat isännöitsijällä, pitäisi isännöitsijän myös olla vastuussa saunavuoro- ja autopaikkalistojen laatimisesta, ovenavauspyynnöistä ja muuttoilmoituksista.

Jos asukastiedot ovat taulukkolaskentaohjelmassa, on se jo askel oikeaan suuntaan. Usein tällaisen ylläpito on vain mielettömän työlästä ja siinä voi tapahtua inhimillisiä virheitä.

Jos asukastiedot pohjautuvat Väestörekisterikeskuksen tietoihin, ollaan kaukana siitä maailmasta, jossa huoltoyhtiö tuntee huoltamansa talon. Tämä on myös muuten problemaattista, kuten kirjoitimme aiemmin.

 

Kulukirjaukset

Läpikäymistämme huoltoyhtiöistä suurin osa joutuu edelleen lukemaan erilaisia mittareita, vaikka etäluettavat mittarit voimakkaasti yleistyvätkin. Tämä on varsin nopea operaatio ja pääsääntöisesti hyvin hanskassa. On olemassa paperisia kirjauslomakkeita ja tiedot pysyvät käsityksemme mukaan hyvin tallessa. Suurin vaiva koituu siinä vaiheessa kun lukemia halutaan järjestellä tai lähettää eteenpäin isännöitsijöille – vaikka tehtävä on selkeä, niin kaikkien papereiden läpikäyminen vie aikaa ihan turhaan. Miksei eteenpäinraportointi voisi olla yhtä nopeaa ja helppoa kuin lukeman kirjaus?

 

Nämä ovat asioita, joita olemme kuulleet asiakkailtamme. Haluamme jatkaa tätä oppimista, koska KiinteistöVELI on olemassa teitä varten. Hyvää kesän jatkoa!

 

Parkkipaikan puut arrow-right
Seuraava kirjoitus

arrow-left Saunavuorolista
Edellinen kirjoitus

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.