KiinteistöVELIssä on julkaistu uudet palvelupaketit ja sen seurauksena myös taloyhtiöt voivat tilata KiinteistöVELIn käyttöönsä. Ajatus on poikkeuksellinen ja malli on disruptiivinen alan standardeihin nähden.

Miksi taloyhtiö sitten tilaisi kiinteistöhallinnan ohjelmiston?

Sähköinen huoltokirja mielletään usein asiaksi, jonka joko taloyhtiön isännöitsijä tai huoltoyhtiö hoitaa. Ongelmaksi muodostuu tietojen siirto siinä vaiheessa jos, tai kun jompi kumpi näistä edellä mainituista toimijoista vaihtuu taloyhtiössä.

Mitä tapahtuu sähköiseen huoltokirjaan tallennetuille huoltotöille ja huoltotöiden raporteille? Mihin menevät kiinteistöjärjestelmään tallennetut dokumentit? Entäpä sitten kulutuslukemakirjaukset?

Teoriassa taloyhtiö omistaa tiedot, mutta käytännössä niiden hyödyntäminen on hankalaa.

Vaikka teoriassa tieto onkin taloyhtiön omistamaa ja taloyhtiö toimii rekisterinpitäjänä sitä koskevassa tiedossa, tieto helposti häviää tai jää käyttämättömään muotoon. Taloyhtiön ja hallituksen on tajuttava pyytää tiedot sopimussuhteen päättyessa ja silloin asiallisesti toimiva huoltoyhtiö tai isännöitsijä sen toimittaakin.

Toimitusmuoto on kuitenkin usein sellainen, että sitä on hankala hahmottaa. Tiedot toimitetaan usein koneluettavassa tai muutoin määrämuotoisessa muodossa, kuten vaikkapa Excel-tiedostoina. Tieto ei siis varsinaisesti katoa, jos sen on tajunnut pyytää, mutta sen hyödyntäminen on erittäin hankalaa.

KiinteistöVELIin tallennettu tieto on jäsenneltyä ja helposti hahmotettavaa sen käyttöliittymän ansiosta. Saunavuorolistat ovat tutussa muodossa esitettyinä ja huoltotyöt huoneistoittain järjesteltyjä. Dokumentit löytyvät selkeän ja ihmisille tutun kansiorakenteen takaa. Huoltokalenterista voidaan katsoa kalenterinäkymässä, milloin taloyhtiössä on tapahtunut mitäkin.

Kun tieto irrotetaan sen käyttöliittymästä, siitä tulee, jos ei aivan käyttökelvotonta, niin ainakin hankalasti hahmotettavaa. Se ei enää palvele käyttäjäänsä taloyhtiötä tehokkaasti, vaikka onkin olemassa.

KiinteistöVELI-asiakkaana taloyhtiö pitää kertaalleen säilötyn tiedon tallessa

Kun taloyhtiö on KiinteistöVELI-asiakas, tiedot pysyvät taloyhtiön hallinnassa asiakkuuden koko elinkaaren ajan. Taloyhtiö voi itse antaa käyttöoikeuksia huoltoyhtiölle ja isännöitsijälle, jotka pääsevät kirjaamaan tiedot KiinteistöVELIin.

Mikäli taloyhtiön käyttämä huoltoyhtiö tai isännöitsijä on jo KiinteistöVELI-asiakas, tiedot voidaan huoltoyhtiön vaihtotilanteessa siirtää maksutta taloyhtiön asiakkuuden alle. Silloin kaikki kirjattu tieto pysyy tallessa.

Miten huoltoyhtiö tai isännöitsijä suostuu kirjaamaan tiedot järjestelmään?

Käytännössä kiinteistöhallinnan ohjelmistot on myyty isännöitsijöille ja kiinteistöhuoltoyhtiöille juuri siksi, että se säästää heidän aikaansa ja vaivaansa. Se myös jäsentää tietoa ja tekee työskentelystä järjestelmällistä.

Kun taloyhtiö ottaa itse käyttöön KiinteistöVELIn, se saattaa aiheuttaa vastustusta isännöitsijän tai huoltoyhtiön toimesta. Parhaiten asiasta selviää lisäämällä kilpailutukseen velvoitteen kirjata tiedot taloyhtiön omistamaan KiinteistöVELI-järjestelmään. Ohjelmisto on kiinteistöalan toimijoille tuttu ja sitä käytetään myös alan oppilaitoksissa.

Rajapinnat eri ohjelmistojen välillä mahdollistavat tietojen automaattisen siirtymisen

Parhaassa mahdollisessa mallissa tiedot siirtyvät automaattisesti isännöitsijän ja huoltoyhtiön järjestelmästä suoraan taloyhtiön omistamaan järjestelmään. Näin voidaan säästää rutkasti turhaa työtä.

Meidän ajatuksemme on palvella kaikkia osapuolia.

Haluamme omalla toiminnallaan helpottaa kaikkien osapuolten arkea; oli kyseessä sitten isännöitsijä, kiinteistöhuoltoyhtiö tai taloyhtiö ja sen asukkaat. Siksi olemme halukkaita kehittämään integraatioita heidän käyttämiensä ohjelmistojen kanssa, mikäli heillä sellaisia on. Yksi esimerkki tällaisesta on Taloyhtiö.Infon kanssa tekemämme yhteistyö.

Mikäli käyttämänne huoltoyhtiö jo käyttää KiinteistöVELIä, on se helppo laajentaa myös taloyhtiön omistukseen. Jos näin ei kuitenkaan ole, niin haluamme tehdä osamme ja rakentaa integraatioita muihin järjestelmiin. Pyydämmekin muita järjestelmätoimittajia olemaan rohkeasti yhteydessä ja rakentamaan siltoja rajapintojen muodossa kaikkien osapuolten eduksi!

Kaikille taloyhtiöille suosittelemme tutustumaan sivuumme osoitteessa https://kiinteistoveli.fi/kiinteistoveli-taloyhtiolle/ ja katsomaan, miten te voitte hyötyä KiinteistöVELIstä.

Tämän artikkelin on kirjoittanut KiinteistöVELI.

Ennustimme aiemmassa blogikirjoituksessamme, että Etelä-Suomikin täyttyisi lumesta tammikuun loppuun mennessä. Tammikuu oli ja meni, mutta Etelä-Suomi on edelleen musta.

Kirjoitushetkellä näyttää vahvasti siltä, että tilanne ei tule myöskään korjaantumaan ainakaan helmikuussa. Vähäluminen ja leuto talvi vaikuttaa moneen seikkaan, kuten taloyhtiöiden energiankäyttöön, mutta myös lumenauraukseen ja liukkaudentorjuntaan. Ne ovat tyypillisesti kiinteistöhuollon tehtäviä.

Lumi on kiinteistöhuollolle hankala pala, koska sitä tulee usein kerralla paljon ja se vaatii välittömiä toimenpiteitä. Siinä missä ruoho kasvaa kohtalaisen tasaisesti ja sen hoitoajankohdan voi valita suhteellisen vapaasti, lumenauraus pitäisi yrittää hoitaa monessa kohteessa niin, että asukkaat pääsisivät lähtemään mahdollisimman vaivatta aamulla kukin menoihinsa.

On sanomattakin selvää, että kalusto ei voi olla samaan aikaan useassa paikassa, vaikka tilanne sitä vaatisikin. Tätä varten hyvin organisoiduilla huoltoyhtiöillä työ alkaa jo aikaisin aamuyöstä ja se pyritään järjestämään fiksusti niin, että mahdollisimman moneen paikkaan ehditään mahdollisimman sopivaan aikaan.

Aikaiset aamuheräämiset ja pitkät lumenaurauksesta täyttyvät päivät ovat tänä kautena olleet Etelä-Suomessa vähissä. Pohjois-Suomessa sen sijaan lunta on paikoin ollut normaalia enemmän.

Kun lumenauraukselta jää aikaa, kannattaa pohtia oman toimintansa kehittämistä. Kirjoitimme asiasta artikkelin reilu vuosi sitten ja voit lukaista sen täältä.

Etelä-Suomessa toimivia kiinteistöhuoltoyrityksiä kannustamme nyt kokeilemaan KiinteistöVELIä. Tarjoamme ennen 15.3.2020 tulleille tilauksille -20% alennuksen koodilla ”blogi2020”.

Pohjois-Suomen suurten lumimassojen kanssa kamppaileville toivotamme voimavaroja ja jaksamista! Tarjous on voimassa teillekin 🙂

Alkuun pahoittelemme tyhjää vuotta 2019. Emme ole julkaisseet uusia kirjoituksia ensimmäisen jälkeen. Tänä vuonna yritämme korjata tilanteen ja julkaista kirjoituksia useammin!

Uusi vuosikymmen alkaa Etelä-Suomen osalta leudossa säässä, joka näkyy kiinteistöhuollossa oleellisella tavalla. Onhan liukkaudentorjunta osa kiinteistöhuollon arkea.

Ne eteläisemmässä Suomessa toimivat yritykset, jotka tarjoavat lumitöitä erillistöinä, voivat tänä vuonna olla normaalia kireämmässä tilanteessa. Koneita harvemmin hankitaan käteisellä, joten kustannukset juoksevat jatkuvasti, mutta laskutettavaa työtä ei kerry niin kuin on suunniteltu.

Lämpötila on vuodenaikaan nähden korkea eteläisessä Suomessa, eikä tammikuun ensimmäisellä puoliskolla ole nähtävissä dramaattista muutosta siihen.

Uskomme kuitenkin vahvasti siihen, että lämpötila laskee viimeistään tammikuun lopulla ja ainakin hiekoitusta riittää tehtäväksi kaikille. Toivotaan, että pian saadaan kunnon pakkassäät ja päästään tekemään lumitöitä.

Ne yritykset, joilla lumityöt kuuluvat kiinteään sopimushintaan voivat huokaista helpotuksesta ja vahvistaa taloudellista asemaansa.

Kun KiinteistöVELI vuonna 2012 lanseerattiin, olivat huoltoyhtiöt vielä varsin alussa toimintansa digitalisoinnin osalta. Vastaan tuli erilaisia tapoja hoitaa keikkoja – osa luotti paperivihkoon, toiset paperitulosteisiin ja jotkut pienemmät toimijat ihan vain omaan muistiin. Alkuaikoina kun tiedustelimme huoltoyhtiöiden toiminnanohjausjärjestelmän tilaa, saimme joskus kuulla, että he eivät tarvitse nyt uutta kirjanpito-ohjelmistoa. Siihen aikaan ei vielä ymmärretty, että työkeikkojakin voisi hoitaa näppärämmin ja varmemmin.

Näin viiden vuoden jälkeen, vuoden 2017 joulukuussa voidaan todeta, että digitalisaatio on tullut myös huoltoyhtiöille tutuksi ja hyvä niin. Nyt työkalumme tunnetaan ja sille osataan antaa arvoa. Suurimpia haasteita koko alalla on edelleen lukuisten toimijoiden määrä ja vaihtelevat käytännöt. Taloyhtiösektorilla arkitoimijoita voisi sanoa olevan kolme:

• taloyhtiön hallitus
• isännöitsijä
• kiinteistöhuoltoyritys

Riippuu paljon taloyhtiöstä, isännöitsijästä ja myös kiinteistöhuoltoyrityksestä, että millainen työnjako näiden kolmen välillä on. KiinteistöVELI lanseerattiin nimenomaan huoltoyhtiöille sitä varten, että he voivat huoltaa kohteitaan parhaalla mahdollisella tavalla, mutta myös ylläpitää asukasluettelot ja toimia aktiivisina talonmiehinä taloissa. Joskus isännöitsijä haluaa jonkin oman järjestelmän käyttöön, joskus pyyntö tulee taloyhtiöltä.

Meidän tavoitteenamme on tarjota paras mahdollinen käyttökokemus sille, joka taloyhtiötä koskevan huoltodatan tuottaa: kiinteistöhuoltoyhtiölle. Kun ohjelmisto on nopea ja helppo, sitä käyttää mielellään, joka puolestaan lisää datan määrää ja täten tuo lisäarvoa kaikille kolmelle toimijalle.

Ymmärrämme kuitenkin sen, että työkalu kiinteistöhuoltoyhtiölle ei välttämättä palvele isännöitsijää tai taloyhtiön hallitusta suoraan – siksi olemme valmiita yhteistyöhön. Haluamme rakentaa rajapintoja muihin järjestelmiin ja mahdollistaa tiedon vapaan liikkumisen. Tästä oivallisena esimerkkinä on yhteistyömme Taloyhtiö.infon kanssa.

Suomi täyttää 100 vuotta ja sen kunniaksi; jaetaan tietoa ja parannetaan koko toimialaa, ei kyhnötetä yksin omissa poteroissamme.