KiinteistöVELI BLOG

Artikkelit kategoriassa kiinteistöhuolto

Muikean mainiota vuotta 2019

Uusi vuosi, eli uudet kujeet. Vai mitä?

Kiinteistöhuoltoalalla se meinaa mahdollisuuksia lähteä mukaan tarjouskilpailuihin, kehittää omaa toimintaansa ja miettiä myös tulevaisuutta. Me kokosimme muutaman käytännönläheisen vinkin, jonka avulla omaa toimintaansa voi kehittää.

Mikä on rutiininomaista työtä?

Jos teillä on toistuvaa, samankaltaista toimintaa, sen automatisointia kannattaa miettiä. Mikäli tapana on vaikka käsin koota ja lähettää kulutuslukematietoja taloyhtiöille, sen voisi hoitaa asianmukaisella työkalulla automaattisesti (esim. KiinteistöVELI). Toinen esimerkki on laskutettavien huoltotöiden kirjaamiset.

Voidaanko toimintamallia jotenkin muuttaa?

Sitä ummistaa helposti silmänsä omille virheilleen ja tiettyyn toimintatapaan urautuu herkästi. Mikäli havaitset, että jokin toimintamalli on kaltaisensa vailla hyvää syytä, se kannattaa haastaa. Edellä mainittujen rutiininomaisten töiden automatisointikin joskus vaatii toimintamallien muutoksia – esimerkiksi sitä, että kulutuslukemat kirjataan luentahetkellä KiinteistöVELIin tai että kaikki huoltotyöt löytyvät sieltä.

Ehkä muut toimijat ovatkin väärässä

Vaikka alalla vallitsisivatkin jotkin tietyt käytännöt, ne eivät välttämättä ole aina perusteltuja. Joskus suuret ihmismassatkin saattavat olla väärässä, vaikka heidän välillään vallitseekin keskinäinen toimintatapojen hyväksyntä. Kenties aiemmin mainittujen esimerkkien sijaan taloyhtiön edustajille voisikin antaa suoraan pääsyn heidän taloyhtiötään koskevaan tietoon – kuten niihin kulutuslukemaraportteihin.

 

Tässä ajatuksia vuonna 2019 omaa toimintaansa kehittävältä toiselta yrittäjältä. Ottakaa vuosi 2019 vastaan positiivisen kehittymisen näkökulmasta!

Tietosuoja-asetus GDPR ja kiinteistöhuolto

Tänään astuu voimaan EU:n tietosuoja-asetus GDPR ja jokainen on varmasti vastaanottanut kymmenittäin sähköposteja tai muita tiedoksiantoja asiasta. Aiheeseen on reagoitu osin paniikinomaisesti ja monet tuntuvat olevan peloissaan siitä, vastataanko omassa organisaatiossa vaatimuksiin. Päätimme avustaa asiakkaitamme henkilötietojen säilömisessä kiinteistöhuollon toiminnassa ja lähetimme asiaan liittyvät toimintaohjeet heille. Nyt avaamme hieman omaa tulkintaamme tietosuoja-asetuksesta kiinteistöhuollon näkökulmasta.

 

Asukkaan henkilötietojen käsittelyn peruste

Kiinteistöhuoltoyrityksellä on oikeus käsitellä henkilötietoja osana asukassuhteen hoitamista. Tätä kutsutaan ns. oikeutetuksi eduksi, mikä merkitsee sitä, että tietojen keräämiseksi ei tarvita yksilöivää lupaa asukkaalta, eikä tietoja tarvitse poistaa niin kauan kun asukas huoneistossa asuu.

Miksi sitten asukastietoa pitää ylläpitää? Siksi, että voidaan ovenavaustilanteissa vahvistaa oikeus päästää henkilö asuntoon sisään. Tai siksi, että voidaan vaihtaa huoneiston ulko-oveen nimikyltti, vastaanottaa vikailmoituksia ja vastata vikailmoituksiin.

 

Kiinteistöhuoltoyritys ei ole asukasluettelon rekisterinpitäjä, vaan tiedon käsittelijä

Asukasluettelot ovat taloyhtiön rekistereitä, joita kiinteistöhuoltoyritys ylläpitää tai muutoin hallinnoi taloyhtiön lukuun. Kiinteistöhuoltoyritys onkin tiedon käsittelijä ja vastaa omalta osaltaan siitä, että käsittely tapahtuu turvallisesti. Kun tiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään, on helpompi valvoa, kuka ja miten tietoon pääsee käsiksi.

 

Tietoturva ja tietosuoja

KiinteistöVELIin tallennettava tieto sijaitsee Suomessa erittäin korkeasti suojatuissa palvelinsaleissa ja kaikki henkilötietoja koskeva liikenne KiinteistöVELIn, asukkaan ja huoltoyhtiön välillä kulkee salattuna. Lisäksi KiinteistöVELI huolehtii säännöllisistä varmuuskopioinneista ja tietoturvapäivityksistä. Tietoja ei myöskään luovuteta kolmansille osapuolille.

Käyttäjätunnuksin voidaan varmistaa, että vain tietyt henkilöt pääsevät käsiksi tallennettuun tietoon.

Mikäli kiinteistöhuoltoyritys vielä ylläpitää paperisia talonkirjoja, pitää selvittää, miten ne säilytetään ja miten huolehditaan siitä, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi. Samassa pitää selvittää ne keinot, millä mahdollisiin tietoturvaloukkauksiin varaudutaan ja miten varmistetaan, että tiedot säilyvät eheinä, eivätkä vahingossa tuhoudu.

 

Mitä kiinteistöhuoltoyrityksen pitää tehdä?

Taloyhtiön edustajana toimiva isännöitsijä voi lähestyä kiinteistöhuoltoyritystä tietosuoja-asetukseen liittyen ja pyytää sitoutumaan tietosuojan periaatteisiin. Varsinaista tietosuojaselostetta ei Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan tarvita, mutta sen sijaan seloste henkilötietojen käsittelytoimista kannattaa latia.

Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelystä täytyy informoida ja yksi tapa sen toteuttamiseksi on tulkintamme mukaan käsittelyselosteen julkaisu verkkosivuilla, vaikka se sinällään onkin yrityksen sisäinen asiakirja.

 

Malliseloste henkilötietojen käsittelystä

Tarjoamme asiakkaillemme KiinteistöVELIn käytön kattavan selostemallin, jolla kiinteistöhuoltoyhtiö voi kertoa, miten ja millä perustein henkilötietoa käsitellään. Olemme lähettäneet malliselosteen täyttöohjeineen asiakkaillemme, mutta sen saa tarvittaessa uudestaan asiakaspalvelusta.

 

Maltti on valttia ja maalaisjärjen käyttö sallittua

Tietosuoja-asetuksesta keskustellaan juuri nyt mielettömän paljon, mutta se tuo vain vähäisiä muutoksia päivittäisen arjen pyörittämiseen. Tietosuojavaltuutettukin hakee vielä rooliaan ja tietoa saataneen vielä lisää. Asiassa ei kannata hötkyillä, mutta asetusta on toki noudatettava ja mahdollisiin tietopyyntöihin vastattava.

KiinteistöVELI neuvoo tietosuojaan liittyvissä asioissa asiakkaitaan ja epäselvissä tilanteissa asioista kannattaa kysyä. Emme kuitenkaan ole lakimiehiä, joten ihan kaikkea mekään emme välttämättä tiedä.

Hyvää ja tietoturvallista kesää!

Talvi 2015-2016 lumitilanne

 

Joulukukuun 2015 lumimäärä

Joulu on jo ovella, mutta lunta eteläisessä Suomessa varsin vähän! Huoltoyhtiöiden kannalta lumi on arvaamatonta ja vaatii joskus yllättäviä ja välittömiä toimia. Toisin kuin nurmikko, lumenajo ja hiekoitus pitää hoitaa hetimmiten, eikä siinä voi odotella muutamia päiviä. Lunta ei ole vuoden 2015 lopulla hirveitä määriä pyryttänyt eteläisessä Suomessa, mutta tammikuussa sitä varmaan on tulossa reippaammin myös etelään.

Kävimme läpi Tilastokeskuksen lumimääriä ja vuosiin 2013 ja 2014 verrattuna maamme on aika vahvasti jakautunut puolivälistä kahtia lumimäärän suhteen. Lunta on kumpanakin vuonna vastaavaan ajankohtaan nähden ollut enemmän koko maassa.

 

Lumimäärät joulukuu 2013

Lumimäärät joulukuu 2013 (Lähde: Tilastokeskus)

Lumimäärät joulukuu 2014

Lumimäärät joulukuu 2014 (Lähde: Tilastokeskus)

Lumimäärät joulukuu 2015

Lumimäärät joulukuu 2015 (Lähde: Tilastokeskus)

 

Siitä huolimatta, että lunta on nyt vähän koko maassa, olkaa varuilllanne tammikuun osalta! Kun katsotaan vuosien 2013, 2014 ja tämän vuoden tammikuuta, niin lunta on odotettavissa paljon:

 

Lumimäärät tammikuu 2013

Lumimäärät tammikuu 2013 (Lähde: Tilastokeskus)

Lumimäärät tammikuu 2014

Lumimäärät tammikuu 2014 (Lähde: Tilastokeskus)

Lumimäärät tammikuu 2015

Lumimäärät tammikuu 2015 (Lähde: Tilastokeskus)

 

Näihin kuviin ja näihin tunnelmiin: koko KiinteistöVELI-tiimi toivottaa rauhallista joulua ja menestyksekästä uutta vuotta 2016! Toivotaan, että lumentulo pysyy inhimillisellä tasolla 🙂

Yleinen · Ei kommentteja

· · · · · ·

Paluu arkeen ja alkavaan syksyyn

Suomen lyhyt kesä on kaikin puolin erityislaatuinen. Sen useimmiten katsotaan alkavan juhannuksesta, vaikka useimmat juhannukset kohtalaisen koleita ovatkin. Tänä vuonna parhaana lomakuukautena tunnettu heinäkuu oli ennätyksellisen kylmä ja varsinaisesti lämpötilojen puolesta kesä koitti kunnolla vasta elokuussa. Muistamme kuitenkin sen yhden ja kuuluisan heinäkuisen viikonlopun, jolloin hellerajat ainakin miltei paukkuivat. Niille huoltohenkilöille, jotka olivat heinäkuun töissä ja pitivät tai pitävät lomaansa elokuussa: onneksi olkoon! Tänä vuonna ajoitus oli äärimmäisen onnistunut!

Väistyvä kesä ja alkava syksy tuovat tullessaan lukuisia muuttoja etenkin kaupunkialueilla – vilkkaimpia muuttokuukausia ovat nimenomaan elo- ja syyskuu. Etenkin nuoret aloittavat esimerkiksi opintoja uudessa asunnossa, osa muuttaa ensimmäistä kertaa omilleen ja usein myös uusiin työsuhteisiin lähdetään syksyllä. Muuttoliike näkyy huoltoyhtiön arjessa myös. Uudet asukkaat pitää paitsi saada huollon järjestelmään talteen, mutta etenkin nuorille ensimmäistä kertaa yksinasuville pitää usein viestiä myös mahdollisia ohjeita. Näitä voivat olla vastuunjakotaulukot, tiedot eri talojen käytännöistä ja mahdollisesti oikeat toimintatavat yllättävien tilanteiden varalta.

Huoltoyhtiöt pääsevät siis räväkästi kiinni syksyyn, jota varten on toivottavasti ehditty edes vähän ladata akkuja kesällä. Ennen lumien tuloa koittaa hetkellinen hengähdystauko kaikkein kiireisimpään alkuun, kunnes taas talvi saapuu. Yritetään pitää se vielä kaukana ja poissa mielistä ja nautitaan nurmikonleikkuusta, jota ei yleensä tarvitse keskellä yötä lähteä tekemään.

Nuorille ensiasujille muistutuksena: vaikka verkkosivulla vikailmoituksen teko on helppoa ja kätevää, pitää akuuteissa tilanteissa (kuten vesivahinko) ottaa yhteyttä puhelimitse huoltoyhtiöön. Ja välittömästi!

Mikä lumenluonnissa on hankalinta?

Talvi on huoltoyhtiöille ehkä kaikkein kinkkisintä aikaa – ei vain siksi, että työt alkavat reilusti ennen auringonnousua. Eikä vain siksi, että ollaan ulkona, vaikka olisi kylmä. Kinkkisen talvesta tekee lumi, tuo upea ja valkoinen maan päälle laskeutuva verho. Lumi, joka mahdollistaa lasten, ja miksei aikuistenkin, pulkkamäkiajelut, hiihtämisen ja monen muun talviurheilulajin. Tämä valkoinen kiusankappale on se pahin perkele kaikista.

Mikä siitä lumesta nyt niin pahan tekee? Lumi tuo kuitenkin valoa synkkään ja iloa elämään. Lumessa kaikkein vaikeinta on sen arvaamattomuus. Syksyllä ei voi koskaan tietää, kuinka luminen talvi tulee. Lumen tuloa ei pysty edes arvioimaan vaikka jo olisi talvi. Säätiedotteet ovat tärkeitä ja arvokkaita suuntaa-antavia veikkauksia, jotka kuitenkin tarkentuvat varsin myöhään. On erityisen vaikeaa saada kaikki maahan satanut lumi aurattua heti kun se laskeutuu. Jos lunta tulee paljon, on se vielä vaikeampaa. Ei siksi, että homma itsessään olisi mahdoton, vaan lähinnä siksi että aurauskalustoa ei aina ole turhan panttina odottamassa. Mikäli kalustoa on, sekin voi vioittua tai kaikkialle ei ehditä heti. Silloin huoltoyhtiöissä tehdään pitkää päivää. Käydään hiekoittamassa teitä ja pyritään takaamaan jalankulkijoiden esteetön ja vaaraton kulku. Helppoa se ei aina ole.

 

Yleinen · Ei kommentteja

· · · ·

Lumen auraus

Vaikka tämän talven lumi vielä odotuttaa itseään, niin kyllä sieltä vielä tulee ne lasten (miksei myös aikuistenkin) rakastamat keltaiset valkeat lumikinokset. Tämähän tarkoittaa myös, että se samainen pihakatu ja parkkipaikka eivät välttämättä ole käyttökunnossa, varsinkin jos lunta sattuu olemaan reiteen asti. Silloin saattaapi matkanteko päättyä auton jumittuessa oman parkkiruudun ympärillä oleviin nietoksiin (pois lukien maasturit ja pickupit), ellei joku arjen sankari kurvaisi pienkaivinkoneellaan pelastamaan parkkipaikan vangiksi jääneitä autoja auraamalla pahat lumet nättiin kasaan. Ja kyllähän se autolle menokin varmasti helpottuu kun lumessa tarpomisen sijaan voi kävellä aurattua pihatietä pitkin joka aurauksen jälkeen on saanut ripauksen hiekkaa muuten sileälle peilipinnalleen.

Moni pahaa aavistamaton asukas ei lumenaurausta osaaUntitled arvostaa ennen kuin se on jäänyt omalta pihalta tekemättä, ja töihin lähtö viivästyy ylitsepääsemättömän hangen myötä, ja vain silloinkin keksitään valitettavasti vain negatiivista sanottavaa. Sama juttu jos vaikka pihan hiekoitus on jäänyt puolitiehen tai jopa kokonaan unohtunut. Onhan se ymmärrettävää että palautetta annetaan, mutta sitä annettaessa tulisi myös ottaa tietyt seikat huomioon. Jos lunta sataa mielettömiä määriä lyhyessä ajassa, ei siihen välttämättä olla varauduttu, vaikka kaikki lapion varteen kykenevät onkin jo työn touhussa. Palautetta saa ja pitää antaa, kunhan muistaa että sen ei aina tarvitse olla negatiivista, positiivinen palaute saattaa olla hyvin tervetullut ja antaa arvostusta tehdylle työlle.

Pihatie

Lisenssi: CC BY-SA 2.0

Lisenssi: CC BY-SA 2.0


Monissa taloyhtiöissä etenkin ihan keskustojen ulkopuolella on oma parkkialue sisäpihalla, tai eristettynä muusta maailmasta esimerkiksi pensasaidalla villillä pusikolla. Ja useimmat parkkialueet ovat kytköksissä muuhun maailmaan pihatiellä, mutta usein tämä niin sanottu Pyhän Pietarin portti paratiisiin on yhden auton ajettava. Näinpä parkkipaikalta ei niin helposti paetakkaan takaisin sivistyksen pariin silloin, kun toinen hurskas on pyrkimässä taivaalliselle parkkipaikalleen.

(lisää…)

Yleinen · Ei kommentteja

· · · ·

KiinteistöVELI-käynneistä opittua

Kuten viime kevään markkinatutkimuksessakin, olemme nyt kesän aikana kiertäneet ja kierrämme edelleen läpi yrityksiä, jotka tekevät kiinteistönhoitoa. Tässä vaiheessa tapaamisista on jäänyt vain positiivisia mielikuvia. Ajattelimme nyt jakaa vähän kokemuksiamme ja kertoa niistä asioista, joista olemme kesän tapaamisissa keskustelleet ja joista olemme jälleen oppineet uutta.

 

(lisää…)

Saunavuorolista

Viikko alkaa olla lopuillaan ja sehän merkitsee montaa asiaa niin huolto- kuin taloyhtiössäkin, mutta yksi asia on varmaa. Viikonloppuisin lukuisat ihmiset saunovat. Kun taloyhtiön saunavuorolista on ajan tasalla, sujuu saunominen mukavasti ja jouhevasti. Saunavuorolistan tarkoitus on myös välittää saunojien tiedot isännöitsijälle mahdollista saunamaksua varten.

Joskus yksinkertaiseltakin kuulostava saunavuorolista ei aina ole helposti ylläpidettävä. Kun saunavuorolista on vain saunan oveen asetettu paperi, voivat tiedot pian vanhentua ja aiheuttaa närää asukkaiden, huoltoyhtiön ja isännöitsöijän välille. Saunavuorolistan ylläpidosta vastaa yleensä huoltoyhtiö, mutta laskuttamisesta isännöitsijä. Kun huoltoyhtiö muuttaa listaa, pitää isännöitsijälle saada päivitetty tieto välittömästi. Tai jo ei välittömästi, niin vaikka nyt edes kuukauden sisällä.

(lisää…)

Oven avaus

Avainten hukkumisesta tai unohtamisesta aiheutunut oven taakse jääminen – lieneekö mukavampaa tunnetta olemassakaan? Onneksi useimmiten rappukäytävän ulko-ovesta löytyy kiinteistöhuollon päivystysnumero, johon voipi soitella ja pyytää apua hankalaan ongelmaan. Valitettavaa kyllä ne ovet eivät tuosta noin vain aukene sormia napsauttamalla (ellei satu asumaan älykodissa mutta silloinkin avautuminen vaatii oman peukalonjäljen), vaan paikalle pitää hälyttää huoltomies, joka voi suurmahdin omaavalla yleisavaimellaan pelastaa asukkaan. With great power comes great responsibility.

Mutta niin kuin useimmat asiat tässä maailmassa, myös tämä lysti maksaa. Usein ovenavaus on yöaikaan kalliimpaa kuin päiväsaikaan. Ongelmia saatetaan kohdata, mikäli puhelinkin on kadonnut, mutta varsinaisen esteen voi muodostaa henkilöllisyystodistuksen puute. Jos huoltoyhtiö ei voi varmistaa, kuka henkilö on asuntoon tulossa sisälle, on riskialtista avata ovea tuntemattomalle. Jos huoltoyhtiö pystyy tarkistamaan asunnon tiedot jostain järjestelmästä, voidaan henkilöllisyyttä pyrkiä varmentamaan tarkentavilla kysymyksillä kuten asukkaan syntymäajalla, kaikilla etunimillä ja asunnon mahdollisilla muilla asukkailla.

(lisää…)